Un flujo de reservas pensado para temporadas altas, con decisiones prácticas y límites reales de agenda.
La agencia recibía solicitudes de sesión por correo, mensajes directos y referencias de clientes anteriores. Cada canal funcionaba con un formato distinto, y la información llegaba incompleta: sin fechas tentativas, sin referencia de locación, sin idea clara del tipo de producción. En temporada alta, entre campañas de moda y coberturas de eventos culturales, el tiempo de respuesta se alargaba y algunas reservas se duplicaban.
El objetivo era ordenar la entrada de solicitudes sin convertir el proceso en un formulario frío. Necesitábamos un sistema que respetara la conversación cercana que caracteriza al estudio, pero que diera estructura a los datos antes de la primera llamada.
Se definió un cuestionario breve de cinco campos: tipo de proyecto, rango de fechas, locación preferida, número de personas en set y referencia visual opcional. La directora creativa revisa cada respuesta personalmente y responde en menos de 48 horas. Si la fecha solicitada ya está ocupada, se ofrece una alternativa concreta en lugar de una lista genérica de disponibilidad.
El flujo también separa las consultas de asesoría de imagen de las solicitudes de producción completa. Cada una tiene su propio ritmo y sus propios entregables, y mezclarlas generaba confusión tanto en el equipo como en el cliente.
Se trabajó con una hoja de cálculo compartida que funciona como calendario maestro. Cada solicitud entra como fila, se marca el estado (pendiente, confirmada, en espera, rechazada) y se asigna un bloque de tiempo según el tipo de producción. Las sesiones de retrato de autor ocupan medio día; las campañas de producto, un día completo; las coberturas de eventos, el tiempo real del evento más dos horas de montaje.
La postproducción de color se agenda con un margen de tres a cinco días hábiles, dependiendo de la cantidad de imágenes finales. Ese margen se comunica desde el inicio, para que el cliente sepa cuándo recibirá los archivos optimizados para imprenta o medios digitales.
El primer trimestre mostró una reducción clara en los correos de seguimiento: los clientes llegaban a la llamada inicial con la información completa y las preguntas eran más específicas. También se detectó un patrón: las solicitudes de campañas de moda llegaban con más anticipación que las de gastronomía, que suelen ser más urgentes por la naturaleza del producto.
Se ajustó el flujo para dar prioridad a las producciones gastronómicas con ingredientes frescos, reservando un bloque de respuesta rápida dentro del mismo día. El resto de los proyectos mantiene el plazo de 48 horas. El sistema sigue siendo manual, pero ahora cada reserva tiene un camino claro desde la primera consulta hasta la entrega final.